Software Livre de Gestão de Eventos

Idealizador e Coordenador Geral do Projeto: Diogo Barros - diogombarros@gmail.com

Em fase de Elaboração:

Envolvidos:

1 - Diogo Barros
2 - Everton Rodrigues

VEJA TAMBÉM

Livro "Aprenda a Organizar um Show" - http://produtorindependente.blogspot.com/2008/01/livro-aprenda-organizar-um-show_30.html

Idéias para o Casa Brasil: http://wiki.casabrasil.gov.br/index.php?title=Midia-radio

Apresentação:

Vivemos um momento de aumento de necessidades de serviços em todas as etapas da produção. A organização de qualquer evento deve superar o limitado ideal de gerar lucros para quem organiza o evento.

Diante do software livre, da economia solidária e da cultura livre o modelo de negócios está se transformando em algo mais solidário e justo. Com isso, um sistema de gestão de eventos solidários deve satisfazer e contemplar todos os envolvidos no evento como o promotor, o organizador, as diferentes prestadoras de serviços para o evento, os patrocinadores, e principalmente os produtores culturais e os desenvolvedores da cultura como as bandas, grupos e teatro, etc.

Esse sistema deve providenciar e facilitar o compartilhamento e consultas de informações, cadastros, e dados de todos os eventos cadastrados no sistema através da internet onde as informações deverão ter níveis de acesso através de usuários e senhas cadastradas.

Justificativa

Além da ES, o software livre e a Internet oferecem grande capacidade de articulação em rede. O uso de tecnologias livres na Internet tem potencializado diversas redes colaborativas de informação e conhecimentos em nossa sociedade. Contudo, a falta de integração entre economia solidária, software livre e Internet favorece a utilização majoritária de tecnologias disponíveis para identificar as formas mais proveitosas de investir, de acordo com as demandas dos mercado, pela economia capitalista.

A Internet e sua interatividade são hoje elementos centrais nas drásticas alterações em curso no mundo do trabalho, como o gerenciamento de informações, o fluxo virtual dos capitais e a enorme produção. Por outro lado, essa nova realidade está contribuindo de forma significativa para o surgimento de diferentes atores sociais e também para construção de novos espaços institucionais. A promoção dessas iniciativas e projetos parte de empreendimentos autogestionários, sindicatos, igrejas, organizações não-governamentais (ONGs), universidades, governos estaduais, governos municipais e outros

Por isso, é necessário que o sistema seja articulado e implementado na internet para facilitar a formação de redes de informações através dos eventos.

Objetivo

Conceber, desenvolver, implementar e testar um projeto de gestão de eventos com todas as funcionalidades de atendimento a logística, além de construir uma agenda pública e integrada de grupos culturais como bandas musicais, grupos de teatro, festivais de bonecos, produtores culturais, etc. Também deverá conter funcionalidades de gerenciamento, tais como de: orçamentos feitos e realizados, fornecedores, pedidos de Compra, notas fiscais, relatórios, cotações, que tudo esteja relacionado ao gerenciamento financeiro. Este sistema deverá ser diponibilizado num portal sob a licença GPL3 (http://gpl3.neoscopio.org/index.php?title=P%C3%A1gina_principal), e deverá ter a possibilidade de customizar-se a critério de quem utiliza, permitindo inclusões e alterações de acordo com as necessidades de cada usuário, grupo, empreendimento solidário, etc..

Ojetivos Específicos

- Criar uma rede virtual de produtores culturais por comunidade, território, cidade, estado e nacional.

- Criar condições para facilitar a organização de eventos culturais em todo o território nacional

- Popularizar o modelo de negócios do software livre no setor da cultura

- Fomentar a utilização de todo os potencial das tecnologias da informação e comunicação pelos agentes da cultura

- Fomentar o desenvolvimento local e territorial através da cultura

- Identificar e relacionar as cadeias produtivas da cultura

Módulos

Orçamentos

Fornecedores
Requisição de Compra, NF de Compra
Relatórios de Entrada
Envio/Retorno Cotação
Orçado X Realizado, Integrado ao Financeiro/ Contabilidade / Faturamento.

Primeiro Módulo

Logística
Dados do Evento
Nome do evento:
Tipo do Evento: (festival de música, festival de cinema, festival de teatro)
Organização Responsável:
Tipo da Organização: (Empresa, ONG, Associação, Empreendimento Solidário,)
CPF/CNPJ
Endereço:
Cidade:
Estado:
CEP:
Telefones:
Correio Eletrônico:
Organização:
Produção Executiva:
Coordenação Artística:
Coordenação de Logística:
Transporte e Recepção

Este item é destinado a organizar as informações sobre o transporte dos grupos desde sua origem até a sua chegada e traslado local na cidade do festival: Dos Participantes

Tipo: Banda / Comerciante / Imprensa / Convidados / Patrocinador / Prestador de Serviço / Outro
Nome do Grupo:
Qtd. de Integrantes:
Nome dos Integrantes:
Local de Origem:
Tipo de Transporte: Particular / Fretado / Apoio / Carreira

---

Se Fretado ou Apoio
Valor do Contrato de Transporte:
Empresa Responsável:
Motorista Responsável:
Responsável pela Excursão:
Gastos de Viagem:
--------------------------------------

Se Particular:

Gastos de Viagem:

---

Local de Chegada: Aeroporto, Rodoviária, Hotel, Show, Outro
Dia, Horário de Chegada:
Número do Vôo / Nome da Empresa Rodoviária:
Local de Chegada: Aeroporto, Rodoviária, Hotel, Show, Outro
Dia, Horário de Partida:
Número do Vôo / Nome da Empresa Rodoviária

Dos Prestadores de Serviço:
Motorista: (Caixa de listagem)
Quantidade de Diárias:
Km Extra:

Configurações do Sistema:

Cadastro de Veículos de Traslado Local:
Nome do Motorista:
Telefone do Motorista:
Nome do Responsável da Empresa:
Telefone do Responsável da Empresa:
Valor da Diária: Valor em reais / apoio / patrocínio
Quilometragem Contratada: Valor em reais / Livre
Valor Adicional por KM
Capacidade de Passageiros:
Bagageiro: SIM / NÃO

Opções de Relatório:

Planilha de Traslado Local por Dia e Horário
Planilha de Gastos com Traslado Local
Planilha de Gasto por Motorista c/ opção emitir recibo
Planilha de Gastos com Transporte Fretado c/ opção emtir recibo
Planilha de Gastos com Transporte em Viagem c/ opção emitir recibo
Hospedagem e Administração de Hotel
Organiza as informações de hospedagem e dos valores gastos pela hospedagem do festival. Permitindo à produção do festival prever os seus gastos com hotel
além de localizar informações úteis sobre os hóspedes. A idéia é fornecer formulários e relatórios específicos às necessidades dos festivais.
Campos de Entrada:
Tipo: Banda / Comerciante / Imprensa / Convidados / Patrocinador / Prestador de Serviço / Outro
Nome do Grupo:
Nome dos Integrantes:
Quarto:
* O restante das informações será gerada automaticamente com os dados que foram entrados no formulário de transporte e recepção.

Configuração do Sistema:

Tipos de Hospadagem: Single/Duplo/Triplo/Quádruplo
Valor das Diárias de Hospadagem: Single/Duplo/Triplo/Quádruplo
O Festival Fornece Traslado Local?
O Festival Fornece Quantas Diárias de Hospedagem para a banda?

Opções de Relatório:

Lista de Hospedagem por Quarto
Lista de Hospedagem por Nome
Lista de Hospedagem por Grupo
Gastos Diários de Hospedagem c/ opção emitir recibo
Gastos Totais em Hospedagem c/ opção emitir recibo
Gastos por Grupo de Hospedagem
Gastos por Tipo de Hospedagem
Geração de Room List - para confirmação do grupo
Alimentação
As Informações deste Item servem para Gerenciar os gastos feitos com alimentação durante o festival:
Serão geradas automaticamente pelas informações contidas na na planilha de Trasnporte e Recepção:

Configurações do Sistema:

Fornecedor:
Telefone:
Endereço:
Período do Serviço:
Método: Kilo / à la Carte / por Pessoa

---

Se Kilo:

Valor fechado Diário:
---------------------
Se à la Carte:
Valor Diária Fechado
Recepção
Passagem de Som
Almoxarifado
Listas de Convidados
Convite
Venda de ingressos pela internet

Orçamento
Fornecedores
Requisição de Compra
NF de Compra
Relatórios de Entrada
Envio/Retorno Cotação
Estimado/Orçado X Realizado, Integrado ao Financeiro/ Contabilidade / Faturamento.

O software ainda precisa trabalhar uma agenda de grupos culturais como bandas musicais, grupos de teatro, festivais de bonecos, produtores culturais, etc. Assim quando uma pessoa for organizar um evento poderá verificar qual é a melhor data, visualizando os eventos próximos a sua a data e ao seu local. Então, poderá ver quais eventos estão programados na sua cidade ou região. Dessa forma poderá aproveitar grupos que estarão num evento próximo ao seu e economizar recursos através de uma articulação que poderá dividir despesas inclusive entre um evento e outro.